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Estabelecer metas e organizar tarefas fazem toda a diferença nesse processo

Difícil alguém que esteja no mercado de trabalho que não tenha escutado a frase: - Tempo é dinheiro. Apesar de antiga, seu conceito continua bem atual.

Administrar o tempo é uma das tarefas que requer atenção, porque a sua aplicação está em tudo o que realizamos seja nos compromissos da vida pessoal, no lazer e na atuação profissional. Dependemos dela para organizar melhor o dia e no final dele constatar o que foi possível realizar do que determinamos.

O nosso foco neste post é a administração do tempo no trabalho. Organizá-lo da maneira adequada para a melhor produtividade e desempenho. Para isso, é necessário definir metas, priorizar as tarefas, identificar o que gera desperdício de tempo e planejar com eficiência.

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Comece definindo o que é importante e trabalhando na direção de suas metas, alinhando-as às metas profissionais, é claro!

Estabeleça suas metas com as seguintes características:

●  Clareza;
●  Prazo;
●  Ser possível de medição;
●  Foco;
●  Adequada à realidade;
●  Ser viável.

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Na etapa seguinte pergunte-se:

Tenho como adequar a minha rotina e meu planejamento para aproveitar melhor meu tempo e ter resultados mais eficientes? As minhas metas possuem a mesma importância? Elas têm a mesma urgência? Quais são as prioritárias e merecem maior atenção?

Esse simples exercício mental irá dar mais clareza para que aproveite melhor seu tempo. Para determinar as prioridades, classifique os objetivos para alcançar essas metas. Eles podem ser imprescindíveis, de manutenção e interessantes, ou seja, desejáveis. Liste também as metas que são urgentes. É essencial considerar nesse esquema que as metas devem ser listadas na ordem em que devem ser atendidas, considerando seu grau de importância e urgência.

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Dicas práticas para organizar as tarefas

Você já deve ter percebido que para melhor administrar o tempo, temos que partir do macro para o detalhamento. Após ter feito as classificações anteriores, você precisa organizar suas tarefas diárias numa agenda. O bom gerenciamento do tempo está relacionado à forma com que as tarefas são planejadas. Aqui temos algumas dicas para tornar essa atividade bem mais prática: 

  1. Para cada meta, liste as tarefas;
  2. Marque como mais importantes as tarefas relacionadas a metas imprescindíveis;
  3. Marque como segundo nível de importância as tarefas associadas a metas de manutenção ou que estejam relacionadas indiretamente a metas imprescindíveis;
  4. Marque as tarefas menos importantes (urgentes ou não);
  5. Estime o tempo necessário para cada tarefa;
  6. Identifique as tarefas que dependem de outras e ordene-as na ordem em que elas precisam acontecer;
  7. Identifique as tarefas que independem de outras.

Na sequência, para cada meta, liste todas as tarefas e depois agrupe-as de acordo com seu grau de importância.

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Planeje e evite erros

Também há dicas para evitar erros comuns ao planejar seu tempo.

  1. As tarefas não concluídas no prazo previsto devem ser reagendadas. É importante identificar o motivo que não permitiu a conclusão da tarefa;
  2. Reserve períodos sem tarefas na agenda, para os imprevistos, as emergências ou falhas no dimensionamento do tempo necessário para outras tarefas;
  3. Divida algumas tarefas complexas em tarefas menores para mais facilmente administrá-las.
  4. Delegue as tarefas de menor importância.

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Evite o desperdício de tempo

Outro ponto essencial para a melhor administração do tempo é identificar os fatores típicos de desperdício de tempo e minimizá-los buscando maneiras mais eficientes para atender a estas demandas:

●  E-mails – Estipule horários para lê-los durante o trabalho. Dê prioridade em responder os mais importantes e urgentes;
●  Telefonemas – Agilizam a comunicação, mas precisam ser objetivos e focados no assunto principal;
●  Bate-papo informal – Ajuda na integração dos membros da equipe, porém deve ser ponderado; 
●  Reuniões – Precisam ser planejadas para que sejam produtivas;
●  Adiantamento de tarefas – Só deve ser feito se realmente for necessário, porque podem surgir obstáculos e faltar tempo.
●  Burocracia – Os processos devem ser formalizados para o registro e alcance do resultado correto, não para dificultar o seu alcance; 
●  Viagens – Como as reuniões, elas devem ser bem planejadas.

Além desses fatores, ainda há as interrupções que você precisa controlar para evitar desperdiçar tempo. Utilize o correio de voz, ao invés de telefonar, se o assunto permitir. Organizando seus horários de conferência de emails, focando nos mais importantes e urgentes, poderá conseguir um bom resultado com essa prática, e diga que está ocupado quando algum colega chamar para falar de um assunto diverso.

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